Microsoft Excel 2007

PENGENALAN SHEET

Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik).

Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan operasi perhitungan serta dapat

mempresentasikan data kedalam bentuk tabel.

1. Langkah – langkah dalam memulai Microsoft Excel

1)      Aktifkan komputer terlebih dahulu

2)      Klik tombol Start pada taskbar

3)      Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office

4)      Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

©        Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar Kerja yang aktif.

©        Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

©        Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

©        Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

©        Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

©        Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

©        Cell

Cell merupakan :

·         Nomor Baris

·         Nomor Kolom

·         Nama Range

·         Fungsi

·         Penggulung vertical dan horizontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar Vertical dan horisontal.

      Column Heading => Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif. Jumlah kolom yang tersedia yaitu 256 kolom.

      Sel => Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet.

       Range => Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.

                               

2. Menginputkan Data Dalam Sel

§  Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan

§  Ketikan data yang akan dimasukkan

§  Tekan enter untuk mengakhirinya

§  Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang mau diedit.

§  Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete di keyboard.

3. Memformat Kolom dan Baris

©      Merubah ukuran kolom

      Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag

sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

      Jika ingin merubah ukuran kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom yang

ingin dirubah kolomnya menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.

Kemudian klik tab Home dan klik icon Format _ Column Width _ Isi lebar

kolom dan tekan Ok.

©      Merubah Ukuran Baris

      Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag

sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

      Jika ingin merubah ukuran baris lebih dari satu baris, maka blok baris yang

ingin dirubah menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.

      Kemudian klik tab Home dan klik icon Format _ RowHeight _ Isi lebar Baris

dan tekan Ok.

4. SHEET (Lembar Kerja)

©      Menambah sheet baru

      Klik di Icon New atau tekan CTRL + N

©      Mengganti nama sheet

      Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya

      Pilih Rename

©      Menghapus sheet

      Klik kanan di sheet yang ingin dihapus

      Pilih Delete.

5. FILE

©      Menyimpan File

©      Klik Menu File => Save / Save as

©      Membuka File

©      Klik Menu File _ Open _ Tentukan directory _ Pilih salah satu file

MEMFORMAT CELLS

1. Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel

©      Mengcopy Sel

o   Blok sel yang ingin di-Copy

o   Pilih menu Edit – Copy (Ctrl + C)

o   Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an

o   Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi copy-an

©      Memindahkan Sel

o   Blok sel yang ingin dipindahkan

o   Pilih menu Edit – Cut (Ctrl + X)

o   Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil pindahan

o   Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V)

2. Membuat Nomor & Bulan Berurut

©      Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan

©      Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan)

©      Blok kedua sel tersebut secara berurutan

©      Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah (+)

3. Menggabungkan Sel

©      Blok sel yang ingin digabungkan

©      Pilih menu Format – Cells

©      Klik Alignment

©      Tandai / klik Merge Cells – Ok

Atau

©      Blok sel yang ingin digabungkan secara berurutan

©      Klik Ikon

4. Mengetengahkan Teks

o   Klik tab Home

o   Klik di tanda panah icon Alignment

o   Klik Alignment

o   Pada Horizontal pilih Center

o   Pada Vertical pilih Center

o   Klik Ok

5. Mengatur Tata Letak Teks

o   Klik sel dimana terdapat teks yang ingin diatur tata letaknya

o   Klik Alignment

o   Pada Orientation aturlah tata letak dan derajat kemiringan teks

o   Klik Ok

6. Membuat Garis Tabel

o   Blok seluruh sel yang ingin diberi garis table

o   Klik Alignment

o   Klik Border

o   Pilih garis tabel yang ingin Anda masukkan

o   Ok

7. Membuat Simbol Mata Uang

o   Blok semua angka yang ingin diberi simbul mata uang

o   Klik Alignment

o   Pilih Number

o   Klik Accounting

o   Pilih mata uang di Symbol

o   Isikan angka 0 (nol) pada Decimal Places

o   Klik Ok

8. Membuat Nama Satuan Pada Penulisan Angka

o   Blok semua sel yang berisi angka

o   Klik Alignment

o   Klik Number – Custom

o   Pada Type tuliskan 0 “unit”(untuk nama satuan unit)

o   Klik Ok

Note :

Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan

tanda sama dengan ( = ), dan setelah siap

memasukkan rumus harus menekan Enter

FUNGSI PERHITUNGAN

1. Operator Matematika

Operator matematika yang digunakan adalah :

Note :

Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan

tanda sama dengan ( = ), dan setelah siap

memasukkan rumus harus menekan Enter

2. Fungsi Sum(.......)

Fungsi Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk penulisannya : = SUM(number1, number2, ……)

Contoh : = SUM(4,8,9) ® Tekan Enter

3. Fungsi Product(…….)

Fungsi Product digunakan untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu

range. Bentuk penulisannya : =PRODUCT(number1, number2,….)

Contoh : =PRODUCT(4,5,2) ® Tekan Enter

4. Fungsi Max(.......)

Fungsi Max digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range).

            Bentuk penulisannya adalah : =MAX(number1,number2,……)

            Contoh : =MAX(14,25,21) ® Tekan Enter

5. Fungsi Min(.......)

Fungsi Min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data (range).

Bentuk penulisannya adalah : =MIN(number1, number2,……)

Contoh : =MIN(40,5,2) ® Tekan Enter

6. Fungsi Count(……)

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih.

Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..)

Contoh : =COUNT(2,2,2,2,2,2,2) ® Tekan Enter

7. Fungsi Round(.......)

Fungsi Round digunakan untuk membulatkan bilangan ke digit tertentu. Bentuk

penulisannya adalah : =ROUND(number,num_digits)

Contoh : =ROUND(123.4567,1) ® Tekan Enter

8. Fungsi Sqrt(…….)

Fungsi Sqrt digunakan untuk menghasilkan suatu nilai akar kwadrat dari suatu bilangan.

Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number)

Contoh : =SQRT(9) ® Tekan Enter

9. Fungsi Power(……)

Fungsi Power digunakan untuk menghasilkan suatu bilangan yang dipangkatkan.

Bentuk penulisannya adalah : = Power(number,power)

Contoh : =POWER(6,2) ® Tekan Enter

10. Fungsi Sumsq(…….)

Fungsi Sumsq digunakan untuk mempangkatduakan angka dalam argument dan

memberikan jumlah dari pemangkatan. Bentuk penulisannya adalah :

=SUMSQ(number1,number2,…)

Contoh : =SUMSQ(3,4) 32 + 42 = 9 + 16 = 25

11. Fungsi Average(……)

Fungsi Average digunakan untuk menghitung nilai-nilai rata-rata. Bentuk penulisannya

adalah : =AVERAGE(number1, number2,…)

            Contoh : =AVERAGE(10,5) ® Tekan Enter.

FORMAT KARAKTER

1. LEFT (Mengambil Karakter Kiri)

Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu

            teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars).

            Contoh : LEMBAGA ® =LEFT(E20,3) ® Hasilnya : LEM

2. MID (Mengambil Karakter Tengah)

Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks.

            Bentuk penulisannya adalah : =MID(text,start_num,num_chars)

            Contoh : LEMBAGA ® =MID(E20,2,3) ® Hasilnya : EMB

3. RIGHT (Mengambil Karakter Kanan)

Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari

            suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =RIGHT(text,num_chars)

            Contoh : LEMBAGA ® =RIGHT(E20,4) ® Hasilnya : BAGA

4. DATA SORT (Mengurutkan Data)

Langkah mengurutkan suatu data adalah :

o   Blok seluruh data yang ingin diurutkan

o   Pilih tab Data – klik icon Sort ,

o   Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar)

o   Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil)

o   Ok

5. DATA FILTER (Menyaring Data)

o   Langkah menyaring suatu data adalah :

o   Blok seluruh data dalam  table

o   Pilih tab Data –Klik icon Filter

o   Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter

FUNGSI LOGIKA

Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel.

Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar

atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu :

= (sama dengan)

< (lebih kecil dari)

> (lebih besar dari)

<= (lebih kecil sama dengan)

>= (lebih besar sama dengan)

<> (tidak sama dengan)

~        IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau

kondisi salah.

~        Fungsi If Tunggal

Contoh 1 : =IF(A2>50,”Naik Kelas”,”Tinggal Kelas”)

Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”,

sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”.

Contoh 2 : =IF(A2=”B”,”Baik”,”Buruk”)

Artinya jika nilai sel A2 berinisial B, maka bersikap “BAIK”. Namun sebaliknya bila

bukan B, maka bersikap “BURUK”.

~        Fungsi If Majemuk

Contoh :

=IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”)))

Artinya jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya “ISTIMEWA”, jika pada sel C4

nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya

“CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”..

MEMBUAT GRAFIK

Grafik (Chart) biasanya sering digunakan untuk mengetahui suatu kenaikan atau

penurunan dari angka-angka yang terjadi pada suatu data, apakah data tersebut semakin

lama semakin meningkat atau semakin menurun.

1. Grafik Column / Batang

Adapun contoh grafik column yang akan kita pelajari adalah seperti yang tertera

dibawah ini. Sebelum membuat suatu grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel.

# Langkah - langkah dalam membuat grafik column adalah :

1)      Terlebih dahulu blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik

2)      Klik tab Insert pilih bentuk grafik yang anda inginkan.

3)      Pada tab Design, klik pada icon bentuk layout grafik yang diinginkan.

4)      Tentukan judul presentasi dengan mengklik bentuk layout yang diharapkan

2. Grafik Pie/Lingkaran/Pizza

Grafik Pie agak sedikit berbeda dengan grafik column. Sebuah Grafik Column bisa

membuat banyak macam item/karakter benda serta dalam jangka waktu yang lama atau

dengan kata lain jangka waktu yang panjang (misal : dalam beberapa tahun atau beberapa

bulan).Sedangkan Grafik Pie hanya bisa untuk satu jenis item/karakter benda dalam

beberapa jangka waktu yang panjang. Atau sebaliknya, yaitu dalam beberapa macam

item/karakter benda dalam satu jangka waktu. Hal ini juga terdapat pada beberapa jenis

grafik yang lain.

# Langkah - langkah dalam membuat grafik pie/ pizza lingkaran adalah :

1)      Cara 1 & 2 sama dengan cara pembuatan Grafik Column diatas tadi

2)      Maka hasil grafik pie/lingkaran yang telah kita buat akan tampak seperti gambar

dibawah ini

FUNGSI LOOKUP

1. VLOOKUP

Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara vertical (tegak). Bentuk

penulisannya adalah :

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

©      Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,2)

Dimana C3 (kolom C baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan,

kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data

dapat terbaca di dalam Tabel Gaji Karyawan. Untuk memunculkan simbol dollar

ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan

(kolom 2).

©      Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,3), maka caranya

sama seperti diatas. Namun yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom

gaji (kolom 3).

2. HLOOKUP

Fungsi Hlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara horizontal (mendatar).

Bentuk penulisannya adalah :

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

      Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,2)

Dimana C3 (kolom C baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan,

kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data

dapat terbaca di dalam Tabel Gaji Karyawan. Untuk memunculkan simbol dollar

ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan

(kolom 2).

      Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,3), maka caranya

sama seperti diatas. Namun yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom

gaji (kolom 3).